Vẽ flow nhanh thì AI làm được - nhưng ai đi thử flow đó?

✍️ Hana · 🗓️ Tháng 6/2026 📚 Series: Mindset 🔢 Order: 23

Flow BPMN onboarding partner - đẹp trên giấy nhưng chưa ai đi thử từng bước

---

Hôm đó bạn BA share màn hình - cái flow trông rất đẹp

Cách đây mấy tuần, có bạn BA mới vào nghề đang làm bài toán onboarding partner cho một platform ecommerce. Bạn vẽ một cái BPMN 10 bước - hai swimlane, partner một bên, team nội bộ một bên, đủ gateway, message flow, event. AI giúp bạn vẽ xong trong chưa đầy 30 phút.

Nhìn vào thì rất đầy đủ: từ "điền form đăng ký" cho đến "theo dõi và báo cáo". Đẹp. Sạch. Có vẻ nghĩ qua đủ bước.

Mình nhìn flow xong, hỏi: "Luồng bày hiện tại chạy bằng cơm như thế nào em?"

Bạn dừng lại.

---

Flow đẹp và flow chạy được - hai thứ rất khác nhau

"Chạy bằng cơm" không phải hỏi có tool hay không. Là hỏi: nếu ngay hôm nay có 1 partner gõ cửa, team làm gì, người nào làm gì, bước nào có hệ thống hỗ trợ và bước nào vẫn đang chạy thủ công.

Bạn trả lời: "Dạ partner sẽ điền form đăng ký..."

"Form đó là form gì? Có chưa?"

"Dạ chưa ạ, em đang hình dung thôi."

"Bước 7 gửi thông tin sản phẩm - gửi bằng cách nào? File Excel hay gọi API hay email?"

"...Em chưa nghĩ tới."

Flow 10 bước, 30 phút vẽ. Nhưng khi drill vào từng bước, hầu hết vẫn còn là ý định, chưa phải hiện thực.

Giờ AI vẽ flow đẹp hơn mình nữa, và vẽ nhanh hơn nhiều. Nhưng AI không biết bước "xét duyệt hồ sơ" đang được chị nào ở team ngồi làm thủ công bằng email, hay bước "gửi thông tin sản phẩm" thực ra chưa có template chuẩn nào.

Flow đẹp là điểm khởi đầu. Không phải điểm kết thúc.

---

Cách mình review một flow: đặt mình vào từng nhân vật

Mình hay dùng một cách đơn giản để kiểm tra flow trước khi chốt requirement: đóng vai từng người trong flow và đi qua từng bước.

Với flow onboarding partner, mình hỏi bạn thử đóng vai partner trước:

"Em là partner mới vừa được giới thiệu đến. Em mở link, trang đầu tiên em thấy gì? Em điền gì vào form? Form có rồi chưa hay em phải tự tạo?"

Bạn bắt đầu nghĩ thật: "Chắc cần tên công ty, loại hình kinh doanh, mặt hàng muốn đăng... rồi cần thông tin ngân hàng để tính hoa hồng sau..."

"Bước 2 - nộp giấy tờ. Nộp gì? Ai nhận? Nhận bằng cách nào - email hay upload lên hệ thống?"

"...Em nghĩ là email ạ, vì hệ thống chưa có chỗ upload."

"Vậy ai check email đó? Chị nào? Sau khi nhận rồi làm gì với nó?"

Cứ vậy, flow 10 bước mở ra thành 30-40 câu hỏi cụ thể. Mỗi bước không trả lời được là một chỗ còn trống trong requirement.

Kỹ năng viết requirement chuẩn - dù là PRD hay user story - cũng đều bắt đầu từ đây: phải hình dung được người thật dùng cái này như thế nào rồi mới viết.

---

Khi bạn BA tự đi thử - flow thay đổi hoàn toàn

Mình bảo bạn về làm một việc: viết ra từng bước team sẽ làm khi gặp partner thật. Không phải vẽ flow. Viết như kịch bản - ai nói gì, ai làm gì, cần gì, dùng gì.

Bạn quay lại với một list cụ thể hơn hẳn:

• Gặp partner: giới thiệu sản phẩm, giải thích mức hoa hồng, confirm loại hàng muốn đăng bán
• Ký hợp đồng hợp tác: cần template hợp đồng - chưa có, phải xin legal
• Thu thập thông tin sản phẩm: cần tạo file Excel template với các cột cụ thể - tên sản phẩm, SKU, giá bán, link ảnh, mô tả, thông số kỹ thuật
• Upload lên web: content team làm hay có tool để partner tự up? Nếu tự up thì cần training không?

Flow mới khác flow cũ ở chỗ: mỗi bước có tên người, có artifact cụ thể, và rõ được bước nào đang chạy thủ công, bước nào cần build hệ thống.

Và chỉ khi rõ được điều đó, BA mới biết mình cần làm gì tiếp theo.

---

Insight

Một flow chưa được tự đi thử từng bước thì chưa phải là flow - đó là kỳ vọng được vẽ đẹp lên.

---

Lần gần nhất bạn vẽ xong một flow - bạn có thử tự đóng vai từng nhân vật trong đó không?